Tips

google-docs: wat?

Eén van de nieuwere producten van Google is het online maken en opslaan van documenten, maar ook rekenbladen, powerpointpresentaties,...

Je kan die delen met andere mensen:
je moet kiezen of de ander alleen mag kijken of ook mag werken in je document.

Je kan de gemaakte documenten ook opslaan op je eigen computer. OOk omgekeerd kan: bestanden die op je eigen computer staan, uploaden naar Googledocs. Zo heb je een back-up en kan je de documnetne ook op verplaatsing online bekijken.

Rondleiding

Hier kun je een rondleiding volgen bij Google-docs, door Google zelf (Nederlandstalig)

Hoe maak je een Google-doc?

In onderstaande film krijg je uitleg in beeld én woord hoe je zo'n google-doc aanmaakt

Stappenplan in woorden

Google Docs is een gratis tekstverwerker, een beetje te vergelijken met Word, maar die alleen op internet te vinden is.  Met Google Docs maakt u documenten, die u kunt delen.  Ook Spreadsheets en presentaties zijn mogelijk. Hieronder bekijken we het gebruik van de tekstverwerker.

Om teksten te kunnen typen en documenten te kunnen maken, hebt u bij Googledocs geen aparte tekstverwerker meer nodig.

Wat heb ik nodig?
Docs is een gratis dienst, waarvan u gebruik kunt maken als u een Google Account hebt. Die kunt u gratis aanmaken, waarna u toegang hebt tot alle Google-diensten. Als u nog geen account hebt, kunt u dat op deze website aanvragen. Verder hebt u geen andere toepassingen of programma’s nodig. Uw internetverbinding en Internet Explorer zijn voldoende.

Voordelen
Er zijn wat duidelijke voordelen aan Docs verbonden.
- Zo kunt u vanaf elke locatie bij uw documenten, die op de servers van Google bewaard worden.
- Bij een computercrash blijven de documenten dus gewoon bewaard. 
- Verder hebt u geen aparte tekstverwerker (licensie voor Office) meer nodig, wat kosten kan besparen.

Nadelen
Het voornaamste nadeel is ook een van de voordelen: de documenten staan op internet. Als u geen internetverbinding hebt, kunt u er dus niet bij. (Tenzij u de documenten ook offline op uw eigen computer bijhoudt.)

Aan de slag!
Om te beginnen met tekstverwerken met Google Docs, gaat u naar de website van Google Docs. Aan de rechterkant van uw scherm ziet u de inlogvelden. Daar vult u uw Gmail-adres en uw wachtwoord in. Daarna klikt u op Aanmelden. 

U wordt dan direct doorgeleid naar het werkgedeelte van Docs. Dat zou Nederlandstalig moeten zijn. Ziet u alleen Engelse teksten? Ga dan rechtsboven naar Settings en kies bij het vakje Languages voor Nederlands. Als u vervolgens klikt op Save onderaan het lijstje met instellingen, wordt de site Nederlandstalig.

Ukomt op een overzichtsscherm van google docs.  Rechts zie je een werkbalkmet daarin allerlei knoppen, zoals  Delen, Mappen en verwijderen.

Daaronder ziet u een overzicht van al uw documenten. Dat overzicht is nu nog leeg, want u hebt nog geen bestanden gemaakt.

Links daarvan ziet u een soort mappenstuctuur, met daarboven de knoppen Nieuwe maken en uploaden.

Bestaand document openen
U kunt uiteraard geheel nieuwe bestanden maken met Docs. Daarover leest u straks meer. Maar wellicht wilt u verder werken aan bestaande tekstbestanden die u op uw computer hebt staan. U kunt deze kopiëren naar de website van Google Docs. Dit heet uploaden. Docs kan overweg met de meeste gangbare bestanden, zoals Word-documenten.

• Klik in de blauwe balk op de knop Uploaden.
• U ziet dan een scherm waar u met de knop Bladeren op uw computer kunt zoeken naar het gewenste bestand.
• Als u het een andere naam wilt geven dan de naam die het document heeft, kunt u dit wijzigen in het onderste vak.
• Daarna klikt u op Uploaden om het bestand te kopiëren naar de website. Dit is in een mum van tijd gebeurd. U ziet nu een overzicht van de inhoud van uw document in een speciaal venster.

Een nieuw document maken
Uiteraard kunt u met Docs ook nieuwe, blanco documenten maken om zelf met tekst en afbeeldingen te vullen. Klik daarvoor links op  Nieuwe maken > Document . U kunt overigens ook presentaties en spreadsheets (rekenbladen) maken. De werkwijze is gelijkaardig.

Document bewerken
Wanneer u een document hebt geopend, ziet u een leeg werkveld met erboven een menubalk. In dit artikel hebben we die voor het overzicht in tweeën geknipt, bij u staan alle opties naast elkaar. We lopen ze even door:

In de eerste helft van de balk vindt u de menu’s Bestand, Bewerken, Weergeven, Invoegen en Notatie.

• Bestand: opties voor het opslaan en afdrukken.
• Bewerken: kopiëren, knippen, plakken, ongedaan maken etc.
• Weergeven: bepaald hoe u het document te zien krijgt.
• Invoegen: voeg afbeeldingen, links, speciale tekens, kop- of voettekst in.
• Notatie: regel de opmaak van het document, zoals de kopjes van paragrafen.

Onder de menu’s staan wat knoppen, bedoeld om snel te kunnen opslaan, afdrukken of de lettertypes en –grootte aan te passen.

In het rechtergedeelte van de menubalk vindt u de menu’s Tabel, Extra en Help.

• Tabel: voeg een tabel in.
• Extra: controleer de spelling of tel het aantal woorden.
• Help: ga naar het Helpcentrum van Google.

Eronder vindt u ook weer knoppen voor de opmaak van uw tekst, bijvoorbeeld het markeren van woorden, de kleuren van de letters, opsommingen en de manier van uitvullen van de tekst.

U kunt  typen en afbeeldingen invoegen, tabellen en links gebruiken en uw tekst bewerken, net zoals u dat in een ander programma zou doen.

Als u hiermee klaar bent, kiest u rechtsboven weer voor Opslaan of Delen van het bestand. Als u dat gedaan hebt, keert u weer terug naar het overzicht.

Document delen of opslaan
Als u klaar bent met het bewerken van het document, kunt u rechtsboven kiezen voor Delen, Opslaan of Opslaan en sluiten.

Klikt u op de knop Delen, dan ziet u meteen wat hier de mogelijkheden zijn. U kunt het bestand online delen met andere mensen, die u daarvoor een uitnodiging kunt sturen via de mail. U kunt het document ook als bijlage bij een mailbericht versturen via Gmail, of publiceren als webpagina. Dat laatste is vooral interessant voor bijvoorbeeld verenigingen.

Als u het document wilt opslaan, kies dan voor een van de andere twee knoppen (Opslaan, of Opslaan en sluiten). Wij kiezen voor dit laatste. U keert weer terug naar het overzicht, en ziet het nieuwe document in het lijstje staan.

Het bestand is opgeslagen in de map Eigendom van mij. U kunt het eventueel naar een andere map verslepen door de titel ervan te selecteren, de linkermuisknop ingedrukt te houden en het bestand te slepen naar de juiste map.

Nieuwe map aanmaken
Nieuwe mappen kunt u aanmaken via de knop Nieuw > Map.

U kunt de map elke naam geven die u makkelijk vindt, bijvoorbeeld Brieven. Druk dan op de Enter-toets en voilà: uw nieuwe map staat in het mappenlijstje.

Documenten  beheren
Vanuit het hoofdmenu kunt u ook diverse acties uitvoeren. U selecteert eerst het gewenste bestand door te klikken in het vakje voor de naam. Dan kiest u een actie uit de blauwe balk, bijvoorbeeld Naam wijzigen of Verwijderen. De bijbehorende actie wordt dan uitgevoerd.

Overige functies
Rechtsboven in beeld ziet u tot slot nog enkele belangrijke knoppen, namelijk een verwijzing naar nieuwe functies, de instellingen, de helpbestanden en een knop om uzelf uit te loggen (Afmelden).

Afsluiten
Als u klaar bent met Docs, kunt u uitloggen via de knop Afmelden. Dat is vooral handig als u een computer deelt met anderen. Zij kunnen na het uitloggen niet meer bij uw bestanden, daarvoor moet u zelf opnieuw inloggen.